Für eine rechtssichere Archivierung ist generell neben den korrekten technischen Einstellungen in Ihrem Enterprise Content Management System bzw. Dokumenten Management System eine Verfahrensdokumentation erforderlich – unabhängig davon, welches System Sie benutzen. Selbst das Zertifikat des Herstellers einer Software sagt noch nichts darüber aus, wie das System tatsächlich konfiguriert wurde.
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Die bislang übliche Arbeitsweise in vielen Unternehmen: Papierdokumente lagern im Schrank, E-Mails im Outlook und Dateien auf dem Server – nie ist eine Akte vollständig an einer Stelle. Ablage und Kopieren sind kosten- und personalintensiv und bei Mitarbeitern allgemein sehr unbeliebt. Wird eine Akte gesucht oder muss ein Vorgang, der bereits im Archivraum abgelegt wurde, noch mal eingesehen werden, ist die gesuchte Akte meist nicht da, wo sie hingehört.
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Nach wie vor gibt es Unternehmen, in welchen die klassische Papierablage anstelle des modernen Dokumenten-Management-System (DMS) existiert. Doch die Vorteile digitaler Dokumente liegen klar auf der Hand. Neben der zeitlichen Ersparung beim Suchen, der automatischen Archivierung, dem Verschwinden von Aktenschränken sind auch Urlaubs-Vertretungen per Klick geregelt – und es gibt noch viel mehr Vorteile, die für die elektronische Ablage von Dokumenten sprechen.
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